Detrás de cada fiesta: cómo preparamos un evento desde que nos llamas
Cuando veis a nuestros animadores llegar a una fiesta, conectar el altavoz y arrancar la diversión en cuestión de minutos, parece todo muy fácil. Y en parte ese es el objetivo: que se vea natural, espontáneo, sin costuras. Pero detrás de cada evento hay un proceso que empieza mucho antes del día de la fiesta. Hoy os lo contamos por dentro.
📞 Fase 1 — El primer contacto.
Todo empieza con una llamada o un mensaje
La mayoría de nuestros clientes nos contactan por teléfono o WhatsApp. Puede que nos hayan encontrado en Instagram, en Google o a través de algún amigo, pero cuando llega el momento de dar el paso, casi todos prefieren hablar con una persona real. Y eso nos encanta, porque nosotros también lo preferimos. El trato humano y cercano es parte de lo que somos.
En esa primera conversación, lo que más nos importa saber es sencillo: ¿Qué fecha tienes en mente?, ¿está disponible?. Es el punto de partida de todo. Hay clientes que incluso nos llaman con varias fechas posibles para encajar el evento según nuestra disponibilidad. Esos ya saben lo que se hacen. 😄
A partir de ahí preguntamos el tipo de celebración, el número de niños y sus edades, el lugar del evento y si tienen alguna preferencia sobre el servicio. Con esa información ya podemos orientaros correctamente.
💬 Un detalle que valoramos mucho: cuando los clientes nos piden directamente nuestra recomendación. Significa que confían en que somos profesionales, y eso nos permite hacer nuestro trabajo de verdad: no solo ejecutar, sino asesorar.
📋 Fase 2 — La propuesta y la reserva
El catálogo llega al momento. La reserva, con el ingreso
Para eventos estándar — cumpleaños, comuniones, bodas y bautizos — enviamos el catálogo en el mismo momento del primer contacto. Cada año lo preparamos y actualizamos para que refleje todos los servicios disponibles con opciones y precios claros. Nada de esperar días para recibir un presupuesto genérico.
Para eventos más específicos o propuestas personalizadas, el tiempo de respuesta puede ser de 3 a 5 días, dependiendo de la complejidad.
Los packs del catálogo son orientativos y 100% personalizables. Son un punto de partida, no un límite.
Cuando el cliente tiene claro lo que quiere y dice que sí, el proceso de confirmación es el siguiente: le enviamos una ficha con todos los datos del evento (o un contrato, según la magnitud de la celebración) y solicitamos un ingreso de reserva proporcional al coste del servicio. Hasta que ese ingreso no llega, la fecha no queda reservada. Así de claro y así de justo para ambas partes.
La ficha que pedimos recoge todo lo necesario para que el día del evento no haya sorpresas:
📅 Día y hora del evento
📍 Lugar de la celebración
👤 Nombre de la persona responsable a la llegada y 2 teléfonos de contacto
⏱️ Duración del servicio
🎈 Nombre del anfitrión/a y número de participantes con edades
🎭 Tipo de servicio y si se desea animador caracterizado
🏃 Espacio disponible para las actividades
⚠️ Alergias, intolerancias o necesidades educativas especiales
Ese último punto no es un trámite. Es información que puede marcar la diferencia para que todos los niños disfruten por igual.
🎨 Fase 3 — La preparación interna
Lo que el cliente nunca ve (pero siempre nota)
Entre la reserva y el día del evento hay un trabajo que ocurre en silencio. Coordinación del equipo, asignación del personal, compra o preparación de materiales específicos, pruebas de vestuario si hay caracterizaciones (sí, incluidos los peinados de las pelucas), diseño del plan de actividades adaptado a las edades y al espacio, práctica de coreografías…
No improvisamos. Llegamos sabiendo exactamente qué vamos a hacer, en qué orden y con qué margen de adaptación si algo cambia sobre la marcha.
¿Cómo elegimos qué animador va a cada evento? No es aleatorio. Tenemos en cuenta el perfil de cada miembro del equipo: hay monitores con formación y experiencia en actividades deportivas y de movimiento, animadores con una paciencia infinita y una mano especial para los más pequeños, especialistas en temáticas concretas para una inmersión integral, artistas pintacaras, expertos en baile… Cada evento tiene sus características y nosotros tenemos al profesional más idóneo para cada caso.
¿Y si el evento tiene temática? Las actividades también la tienen. Dinosaurios, princesas, fútbol, superheroes… contamos con juegos y dinámicas específicos adaptados a cada universo temático. No es poner un globo del color del personaje: es que toda la experiencia respire esa temática.
🎉 Fase 4 — El día del evento
Llegamos, conectamos el altavoz y empieza la diversión
Llegamos con 10 o 15 minutos de antelación. Lo primero que hacemos es localizar a la persona de contacto, presentarnos y pedirle que nos indique el espacio destinado para las actividades. También nos presenta al anfitrión de la fiesta, porque queremos darle el protagonismo que merece desde el primer momento.
En la mayoría de los servicios no necesitamos montaje previo. Llegamos, conectamos el altavoz y que empiece la diversión. Para servicios específicos que requieran preparación extra, siempre se avisa con antelación para que el cliente pueda tenerlo en cuenta.
¿Y los imprevistos? Se afrontan con imaginación y con la mejor de las energías. Un niño que no quiere participar: intentamos llamar su atención y convencerlo, pero no luchamos contra mareas. Si el grupo quiere jugar, el animador no puede abandonar a veinte niños por uno solo que prefiere no participar. Ahora bien, si el que no quiere es el anfitrión, la historia cambia: ahí sí adaptamos el servicio a sus gustos, porque es su fiesta. Aunque eso casi nunca pasa, ya que los clientes suelen contratar lo que el protagonista del día lleva semanas esperando.
Un espacio más pequeño de lo previsto: adaptamos las actividades en la medida de lo posible. Lo que no podemos es hacer que nuestro tablero de la oca de 3×3 metros quepa en un pasillo. Somos buenos, pero también humanos. 😄
✅ Fase 5 — Después del evento
La fiesta termina, la relación no
Al acabar el servicio, nos despedimos repartiendo nuestras tarjetas entre los invitados, porque sabemos que entre ellos hay futuros clientes que quizás estén ya pensando en su próximo evento.
Al cliente que nos contrató le enviamos un mensaje de agradecimiento y le pedimos que comparta su experiencia en Google. No porque lo necesitemos para sentirnos bien, sino porque los comentarios de nuestros clientes son nuestra carta de presentación más honesta. Las reseñas y las fotos de los eventos son nuestro escaparate real.
¿Qué es lo que más repiten cuando escriben? Que no dejamos tiempos muertos, que captamos la atención de los niños de principio a fin, que el servicio se adapta a cada espacio y situación. Que somos profesionales. Eso, después de cada evento, es lo que más nos importa leer.
¿Tienes más preguntas o ya tienes claro lo que buscas?
En HappyTensy estamos encantados de ayudarte a organizar el evento perfecto para los más pequeños de la casa. Escríbenos por WhatsApp, cuéntanos qué tienes en mente y te preparamos una propuesta sin compromiso.
📞 608 817 645 | 📧 info@happytensyanimacionesinfantiles.es
